Politika zpracování osobních údajů
Dobrý den,
moc děkujeme, že věnujete pozornost této zprávě. Jak jistě víte, i našeho vztahu se týká nařízení EU známé jako "GDPR". V souladu s naší domluvou Vám zasíláme k potvrzení Politiku ochrany osobních údajů a Všeobecné obchodní podmínky Vašeho zařazení do naší databáze.
Pro potvrzení je třeba kliknout níže, oba texty prostudovat a dole potvrdit. Bez toho bychom byli nuceni naši komunikaci zastavit a data smazat.
Děkujeme za pochopení
Ing. Pavel Plachý, jednatel společnosti
a celý tým flow-r
Kdo jsme
Správcem osobních údajů je flow-r s.r.o, adresou: Thámova 132/28, 186 00, Praha 8, podnikající pod IČO: 03649628 (dále jen flow-r). Jsme profesionálové v oboru recruitmentu. Naším primárním cílem je nalezení vhodných kandidátů na poptávané pozice u našich klientů. Podnikáme pod obchodními značkami flow-r.cz a personaliste.cz.
Jak zpracováváme Vaše osobní údaje
Z tohoto důvodu pátráme po vhodných kandidátech zejména na specializovaných serverech, kde profesionálové vystavují své profesní životopisy (např. LinkedIn), spolupracujeme s firmami, které umožňují zprostředkování kontaktu mezi inzerentem a zájemcem (např. Jobs.cz), využíváme databázi našich kandidátů, oslovujeme kandidáty, na které dostaneme doporučení, případně kontaktujeme kandidáty identifikované jinými cestami.
Jaké osobní údaje sbíráme
Osobní údaje, které o kandidátech sbíráme, zahrnují zejména tyto údaje:
- jméno a příjmení;
- datum narození;
- adresu trvalého bydliště;
- e-mailovou adresu;
- telefonní číslo;
- aktuální pracovní pozici;
- pracovní zkušenosti;
- dosažené vzdělání;
- kvalifikace;
(informace uvedené v písm. a) až j) tohoto odstavce dále dle kontextu jednotlivě nebo celkově „Životopis")
Pokud jsme osobní údaje nezískali přímo od kandidáta, zaručujeme, že vždy, nejdéle do 30 dnů od získání údajů, kandidáta kontaktujeme a získáme jeho souhlas s dalším zpracováním údajů prostřednictvím odsouhlasení tohoto textu a souvisejících všeobecných obchodních podmínek (VOP). Teprve poté budeme moci s daty dále pracovat, uchovat je v naší databázi a nabídnout je našim klientům. Pokud nám seznámení s tímto textem a VOP nepotvrdíte, údaje a data o Vás jako kandidátovi zlikvidujeme.
Jak údaje zpracováváme
Náš recruiter o kandidátovi vytváří na základě získaných osobních údajů kandidáta tzv. profil kandidáta, což je odborný názor recruitera na kandidáta, popisující zejména jeho přednosti a možnosti uplatnění vzhledem k možným pracovním pozicím. Tento profil se v čase může měnit a může být upravován, či doplňován tak, aby pro konkrétního klienta a konkrétní poptávanou pozici poskytoval co nejvíce relevantní informace o kandidátovi.
U kandidátů, kteří díky našemu doporučení byli v kontaktu s klientem (interview u klienta), uchováváme dále i názor klienta a výsledek interakce kandidáta s klientem, stejně jako zhodnocení interakce z pohledu kandidáta.
Kandidáta o výsledku interakce s klientem vždy informujeme, přičemž kandidát má vždy možnost se rozhodnout, zda si přeje, aby byl dále uchován v naší databázi, nebo aby z ní byl vymazán (tedy aby smlouva o spolupráci byla ukončena).
Jak pracujeme s klienty a jaké služby jim nabízíme se dočtete v článku Nacházíme vám nové kolegy.
Předávání 3. stranám
Nikdy klientům nepředáváme údaje kandidátů, kteří by s tím nebyli předem srozuměni. Klienti jsou smluvně zavázáni, aby po předání osobních údajů vešli nejdéle do 30 dnů do jednání s kandidátem a zajistili si oprávnění pro další zpracování osobních údajů kandidáta. V opačném případě musí osobní údaje zlikvidovat. Pokud by klient v rámci výběrového řízení zamýšlel předat osobní údaje kandidáta mimo EU, je povinností klienta informovat kandidáta a zajistit si jeho souhlas.
Pro uchovávání a zpracování osobních údajů zástupců klientů a kandidátů využíváme elektronickou databázi dodanou specializovanou firmou, s níž máme uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů. Ta zaručuje, že osobní údaje budou vždy zpracovány výhradně v souladu s touto politikou zpracování, budou vždy zpracovávané v rámci EU, budou vždy zabezpečeny v souladu se zákonnými požadavky a nebudou touto firmou využity pro žádné jiné účely.
Odměna za zpracování dat
Veškerá naše spolupráce s Vámi jako s kandidátem, především zpracování Vašich dat, jejich uchování a případné kontaktování kandidáta s nabídkami pracovního uplatnění je pro kandidáta bezplatné.
Délka zpracování
Osobní údaje kandidátů uchováváme v souladu se smlouvou o spolupráci. Obvykle po dobu10 let, pokud kandidát smlouvu neukončil, nebo pokud nevyjádřil zájem o její prodloužení.
Výmaz údajů
Po této době vymažeme všechny osobní údaje kandidáta i údaje z nich odvozené a ponecháme si pouze údaje, které musíme uchovat v souladu s platnou legislativou (např. daňové zákony). Ponecháme si také jméno, příjmení, e-mail a telefon bývalého kandidáta, které nám umožní, abychom dotyčnou osobu na základě její předchozí žádosti s našimi nabídkami již neoslovovali.
Práva subjektů osobních údajů
Kandidáti mohou kdykoli požádat flow-r o:
- poskytnutí informací o tom, jaké osobní informace o nich flow-r zpracovává,
- výmaz všech či části osobních údajů kandidáta,
- dočasné zablokování údajů tak, že nebudou součástí zpracování,
- aktualizaci, či změnu osobních údajů.
Abychom předešli jakékoli záměně osob, žadatel o informace musí flow-r poskytnout takové informace, aby mohl být jednoznačně identifikován, případně abychom mohli s dostatečnou jistotou určit, že jeho informace nezpracováváme. Námi doporučenou cestou je využití jedinečného identifikátoru, který každý kandidát obdržel e-mailem při zaslání smlouvy a před jejím odsouhlasením a který nám ho umožní bezpečně, a pro kandidáta pohodlně, identifikovat. Tedy ideální cestou je odpovědět na tento e-mail od flow-r. (Tudíž silně doporučujeme si tento e-mail bezpečně uchovat).
Prosím prostudujte nedílnou součást této politiky zpracování osobních údajů v dokumentu Všeobecné obchodní podmínky vedení v databázi uchazečů o zaměstnání.
Veškeré žádosti o informace, či výkon práv subjektu údajů, směřujte na:
poštovní adresa
flow-r s.r.o.
privacy department
Thámova 132/28
Praha - Karlín
e-mailová adresa
Tato politika nabývá účinnosti dnem 5. 4. 2018.
Související dokumenty:
Privacy Policy
Hello,
thank you very much for paying attention to this message. As you certainly know, our relationship is subject to the EU regulation known as "GDPR". In accordance with our agreement, we are sending you the Privacy Policy and General Terms and Conditions for your inclusion in our database for confirmation.
To confirm, please click below, review both texts, and confirm at the bottom. Without this, we would be forced to stop our communication and delete your data.
Thank you for your understanding.
Ing. Pavel Plachý, Managing Director
and the entire flow-r team
Who We Are
The personal data controller is flow-r s.r.o., located at Thámova 132/28, 186 00, Prague 8, operating under Company ID (IČO): 03649628 (hereinafter referred to as "flow-r"). We are recruitment professionals. Our primary goal is to find suitable candidates for requested positions at our clients. We operate under the brand names flow-r.cz and personaliste.cz.
How We Process Your Personal Data
For this reason, we search for suitable candidates primarily on specialized portals where professionals post their resumes (e.g., LinkedIn), cooperate with companies that enable contact between advertisers and applicants (e.g., Jobs.cz), use our candidate database, reach out to candidates recommended to us, or contact candidates identified through other channels.
What Personal Data We Collect
The personal data we collect about candidates includes, in particular:
a) First and last name
b) Date of birth
c) Permanent residential address
d) Email address
e) Phone number
f) Current job position
g) Work experience
h) Level of education achieved
i) Qualifications
(the information specified in items a) through i) of this paragraph hereinafter individually or collectively referred to as the "CV" according to context)
If we did not obtain personal data directly from the candidate, we guarantee that we will always contact the candidate within 30 days of acquiring the data to obtain their consent for further data processing by agreeing to this text and the related General Terms and Conditions (GTC). Only then can we work further with the data, store it in our database, and present it to our clients. If you do not confirm that you have read this text and the GTC, we will dispose of all information and data about you as a candidate.
How We Process Data
Based on the personal data collected, our recruiter creates a so-called candidate profile, which represents the recruiter's expert assessment of the candidate, describing in particular their strengths and potential placement regarding available job positions. This profile may change over time and can be updated or expanded to provide the most relevant information about the candidate for a specific client and position.
For candidates who, through our recommendation, came into contact with a client (an interview at the client's company), we also keep record of the client's opinion and the outcome of the candidate's interaction with the client, as well as an evaluation of the interaction from the candidate's perspective.
We always inform the candidate of the outcome of their interaction with the client. The candidate always retains the option to decide whether they wish to remain in our database or be erased from it (thereby terminating the cooperation agreement).
Transfer to Third Parties
We never transfer candidate data to clients without the candidate being aware of and agreeing to it in advance. Clients are contractually obliged to initiate negotiations with the candidate within 30 days of receiving personal data and secure authorization for further processing of the candidate's personal data. Otherwise, they must dispose of the personal data. If a client intends to transfer candidate personal data outside the EU during the selection process, it is the client's obligation to inform the candidate and secure their consent.
To store and process the personal data of client representatives and candidates, we use an electronic database supplied by a specialized vendor with whom we have a data processing agreement. This agreement guarantees that personal data will always be processed strictly in accordance with this Privacy Policy, exclusively within the EU, secured in compliance with legal requirements, and will not be used by this vendor for any other purpose.
Remuneration for Data Processing
All our cooperation with you as a candidate—specifically the processing of your data, its storage, and potential contact regarding job offers—is completely free of charge for the candidate.
Duration of Processing
We store candidates' personal data in accordance with the cooperation agreement, usually for a period of 10 years, unless the candidate terminates the agreement or expresses interest in extending it.
Data Erasure
After this period, we will delete all candidate personal data and data derived from it, retaining only the information we are required to keep in accordance with applicable legislation (e.g., tax laws). We will also retain the former candidate's name, surname, email, and phone number to allow us, based on their prior request, to refrain from reaching out to them with future offers.
Rights of Data Subjects
Candidates may at any time request flow-r to:
- Provide information on what personal data flow-r processes about them
- Erase all or part of the candidate's personal data
- Temporarily block data so that it is excluded from processing
- Update or change personal data
To prevent any confusion of identity, the person requesting information must provide flow-r with sufficient information to be unambiguously identified, or to allow us to determine with sufficient certainty that we do not process their information. Our recommended method is using the unique identifier each candidate received by email when sent the contract prior to its approval, allowing us to identify them securely and conveniently. The ideal method is replying directly to that email from flow-r (we strongly recommend keeping this email safe).
Please review the integral part of this Privacy Policy in the document General Terms and Conditions for Maintenance in the Job Applicant Database.
Contact Information
Direct all requests for information or the exercise of data subject rights to:
Postal address:
flow-r s.r.o.
Privacy Department
Thámova 132/28
Prague - Karlín, Czech Republic
Email address:
privacy@flow-r.cz
This policy enters into effect on April 5, 2018.
Related Documents:
